Gestão odontológica: 10 qualidades que toda recepcionista deve ter!

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Gestão odontológica: 10 qualidades que toda recepcionista deve ter!

recepcionista de consultório

Uma boa gestão odontológica acontece quando a sua clínica ou consultório funciona da maneira mais eficaz, gerando lucro e oferecendo um ótimo serviço. Dessa maneira, o desempenho de todos os funcionários envolvidos têm impacto no trabalho final.


É justamente por essa razão que a escolha e o treinamento adequado da equipe odontológica deve ser considerado dentro da sua gestão. Se você ainda está pensando em organizar o seu time saiba que este artigo tem informações valiosas para você!


Aqui, você irá descobrir as 10 qualidades que toda recepcionista de consultório odontológico deve ter. Como um bônus, você ainda vai aprender dicas proveitosas de como escolher e treinar uma recepcionista.


Receber bem o seu cliente é um dos primeiros passos para um atendimento odontológico de sucesso. O seu paciente precisa ser escutado com atenção e se sentir acolhido, em todas as fases do tratamento. Uma recepcionista de consultório tem papel-chave em responder bem essas necessidades do cliente. Em vista disso, não subestime a importância dessa profissional no fracasso ou sucesso do seu consultório ou da sua clínica odontológica.

Uma breve história sobre a recepção de um consultório odontológico

Vamos a um exemplo! Imagine que é uma manhã de terça-feira e um novo cliente encontra o seu consultório odontológico pela primeira vez. Ele vê a placa, gosta das cores da sua logomarca, associa o seu nome com autoridade e competência e, por fim, acredita que você pode ser o profissional ideal para atendê-lo. Está escrito na placa: Especialista em Endodontia.


Imagine também que o seu futuro cliente sofra com uma dor há alguns dias e esteja um pouco fragilizado por causa dessa dor. Provavelmente ele precisará de um tratamento endodôntico. Agora, imagine que esse possível cliente entra na recepção do consultório. Quem é a primeira pessoa que ele vê? A sua recepcionista, não é? Ela representa a extensão da sua imagem, conquistada desde o momento em que esse cliente viu a fachada do seu consultório.


Continuando a história, imagine que a sua recepcionista está no telefone conversando muito alto com uma pessoa que parece não ser um paciente, você está na cadeira odontológica terminando de obturar um canal e o cliente novo está lá na recepção, parado. A recepcionista olha para o cliente, acena com a cabeça, mas não desliga o telefone. Ela continua a conversa de forma animada e às gargalhadas.


Enquanto isso, o novo cliente observa que a recepcionista não está usando um uniforme da clínica e que ela tem brincos bem longos. Após cerca de 20 minutos esperando, o cliente perde a paciência (com razão) e vai embora. Resmungando baixo, ele sai e pensa em contar para a família o tipo de atendimento que recebeu no seu consultório.


Você, lá da sua cadeira odontológica, não consegue imaginar que acabou de perder um futuro cliente. E que talvez esse cliente fale mal do seu atendimento.


Percebe como a recepcionista é importante no seu negócio? Provavelmente, ela será a primeira pessoa que o seu cliente verá quando entrar na sua clínica odontológica. E ela deve comunicar verbal e visualmente toda a base de valores e a missão do seu trabalho como dentista.


Confira a seguir uma lista explicativa com as 10 qualidades essenciais de uma recepcionista de consultório. Você irá notar que a recepcionista da história anterior está muito distante dessas qualidades.

10 qualidades que toda recepcionista de consultório deve ter

Uma boa recepcionista de consultório tem um perfil bem definido. E isso é percebido até mesmo pelo cliente que entra pela primeira vez na sua clínica odontológica.


Se você tem dificuldade em definir um bom perfil de recepcionista de consultório, preste atenção nos tópicos abaixo. E se você já contratou uma recepcionista, verifique se a sua funcionária tem essas qualidades desejáveis.

1) Respeito: uma recepcionista de consultório deve ter o respeito como um dos valores fundamentais para a sua conduta profissional. O respeito ao ambiente de trabalho, aos pacientes e à sua gestão odontológica são essenciais. Ela deverá cumprir as normas de administração e as diretrizes de funcionamento do consultório.

2) Cordialidade: a cordialidade é outra qualidade essencial em uma recepcionista de consultório. Como ela será responsável pela comunicação diária entre a sua clínica ou consultório e os seus clientes, ela deve ser sempre bem-educada, agradável e cortês. Um atendimento simpático e gentil antes dos procedimentos odontológicos, quebra o gelo, ajuda o paciente a ficar mais confortável e mantém um clima agradável.

3) Excelente Comunicação: a principal função de uma recepcionista é acolher os clientes pessoalmente ou pelo telefone. E para isso, ela precisa se comunicar muito bem com todos os tipos de cliente, expressando claramente todos os passos do atendimento de excelência e horários de agendamento.

4) Organização: uma outra qualidade essencial em uma recepcionista é a organização. Ela deve ordenar e acomodar fichas clínicas, anotar e protocolar os recados dos clientes, regular e coordenar a ordem de chegada dos pacientes, planejar a agenda, elaborar ações, anotar materiais em uso na recepção, dentre outros.

5) Responsabilidade: uma recepcionista de consultório também deve ser muito responsável com o seu trabalho e com um ótimo atendimento aos pacientes. Nesse sentido, ela deve ter sempre o compromisso com as suas tarefas diárias, com a sua carga horária e com os serviços prestados no consultório.

6) Ética profissional: a ética é uma qualidade indispensável em qualquer profissional. E isso não seria diferente para uma recepcionista. Assim, ela precisa seguir as normas éticas no atendimento ao paciente, sempre comprometida com a verdade e um cuidado de excelência, sem constranger o paciente ou faltar com princípios.

7) Positividade: uma qualidade muito apreciada em uma recepcionista é a positividade. Às vezes a rotina odontológica pode ser cansativa e momentos difíceis podem surgir. É importante que a recepcionista seja uma pessoa positiva, que foca nas soluções e não nos problemas. Isso cria um clima agradável mesmo em dias difíceis.

8) Cuidado com a aparência: o cuidado com a aparência é outra qualidade importante em uma recepcionista de consultório. Isso porque ela será a primeira pessoa que o seu paciente terá contato. Assim, ela precisa está uniformizada, com boa aparência profissional e ser polida. Você poderá decidir como será a norma na sua clínica ou consultório acerca do uso de maquiagem, cabelo solto ou brincos. E em seguida treinar a sua recepcionista sobre essas normas.

9) Autonomia: uma outra qualidade essencial em uma recepcionista é a autonomia. Depois do treinamento, ela precisa adquirir autonomia para executar as atividades aprendidas sem a necessidade de supervisão. Imagine como seria cansativo e improdutivo cuidar do atendimento clínico e ainda supervisionar a todo momento a sua recepcionista.

10) Proatividade: uma qualidade muito importante em uma recepcionista de consultório é a proatividade. Ela precisa estar de prontidão para resolver eventuais problemas que surgirem no dia a dia e que não são esperados. A iniciativa de estabelecer soluções para alguns problemas é um ponto a mais para manter a gestão odontológica funcionando bem.

Como escolher uma recepcionista de consultório

Agora que você já sabe quais são as 10 qualidades que toda recepcionista de consultório deve ter, o próximo passo é escolher bem a sua candidata. Antes de contratar um funcionário, você deve planejar todas as habilidades necessárias para a posição. Isso te ajuda a evitar contrações erradas, salvando tempo e dinheiro.


Com certeza você procura para o seu consultório a melhor recepcionista, com boas qualificações e que oferece um excelente acolhimento aos seus clientes. Pensando nisso, você deve dedicar um tempo para selecionar a melhor candidata. Não se deixe levar pelos pensamentos como “isso é perda de tempo” ou “uma recepcionista não faz tanta diferença”.


Escolha cuidar do seu negócio com uma atenção global. E isso inclui também toda a gestão odontológica e a admissão de funcionários. Portanto, para eleger a melhor recepcionista siga os 6 passos simples abaixo:

1) Planeje a vaga: coloque a vaga dentro da sua gestão odontológica e faça o planejamento dessa contratação. Projete o perfil da candidata ideal, o anúncio da vaga, as entrevistas e o feedback. Também considere questões práticas como o valor do salário e o registro legal da sua nova funcionária.


2) Defina o perfil ideal: defina exatamente qual é o perfil de recepcionista de consultório que você procura. As 10 qualidades explicadas nesse artigo podem te ajudar. É sempre importante, durante uma seleção de funcionários, adequar esse perfil ao que você mais precisa no seu dia a dia.


3) Anuncie a vaga: anuncie a vaga de recepcionista para o seu consultório em sites de empregos especializados, isso ajuda a atrair melhores candidatas. Você também pode publicar nas suas redes sociais que está contratando uma funcionária.


4) Filtre as candidatas: se você receber um número muito grande de aplicações, pode ser necessário filtrar as melhores candidatas para a fase da entrevista. Utilize o currículo como um filtro. Experiência prévia, habilidades, cursos e outros diferenciais podem ser considerados.


5) Faça entrevistas: selecione de três a quatro candidatas para a entrevista e reserve um turno do seu dia para essa atividade. Faça perguntas relacionadas com a sua rotina na clínica odontológica. Você pode definir perguntas específicas e explicar o que você espera de uma profissional dessa área.


6) Forneça feedback: após escolher a melhor candidata, anuncie o resultado e escreva um feedback (um comentário explicativo) para as outras concorrentes. Isso faz com que as outras candidatas se adequem para as próximas vagas de emprego.

Como treinar uma recepcionista de consultório

Após fazer o processo de seleção para encontrar a sua recepcionista, o próximo passo é treinar bem essa profissional. Agora, você pode estar pensando: “como assim eu devo treinar a recepcionista? Ela já deve saber como proceder no trabalho!”


Em parte, a recepcionista deve sim saber como preceder no trabalho. No entanto, na sua clínica ou consultório as regras podem ser um pouco diferentes das regras do último trabalho dessa recepcionista. Por exemplo, imagine que no último trabalho não era permitido usar maquiagem, mas na sua clínica você indica que as funcionárias usem uma maquiagem leve. Como a nova recepcionista irá descobrir esse fato se você não treiná-la?


Por isso, reserve um turno do seu dia para conversar com a nova recepcionista e habilitá-la para trabalhar com você. A seguir estão alguns passos simples que podem te ajudar:


⦁ apresente todas as partes do consultório ou clínica odontológica à nova recepcionista;
⦁ explique os horários e a rotina de atendimento;
⦁ leia com ela as normas do seu consultório ou clínica odontológica;
⦁ explique bem questões como atrasos, alimentação durante o expediente e ligações de pessoas que não são pacientes;
⦁ explique como atender o telefone e treine uma saudação padronizada;
⦁ defina o tom de voz que deve ser usado;
⦁ deixe papel e caneta próximo ao telefone para as anotações;
⦁ defina o uso de uniforme, maquiagem e estilo do cabelo;
⦁ esclareça o comportamento que você espera de uma recepcionista;
⦁ converse sobre ética profissional com a sua recepcionista;
⦁ pergunte se ela tem alguma dúvida ou pergunta;
⦁ sempre peça feedback do treinamento.

Concluindo, eu espero que você tenha compreendido o quanto uma boa recepcionista de consultório pode fazer a diferença nos seus resultados. E um bom treinamento dessa profissional depende de você!


Aproveite para implementar as dicas desse artigo no seu consultório odontológico. Desejo que você encontre uma excelente recepcionista para agregar valor à sua equipe e que ela tenha todas as qualidades necessárias.
Comente aqui o que você mais gostou nesse conteúdo, compartilhe com seus amigos e procure sempre informações de qualidade para progredir no seu desempenho como dentista.

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Odonto Coach
Odonto Coach
Sou dentista, formada há 27 anos. Fiz cursos na área de Administração com ênfase à Análise de Sistemas, Marketing, Gestão, Liderança, Empreendedorismo (Empretec) e muitos outros que seria difícil descrever todos aqui. Minha intenção é contribuir com os dentistas para que tenham um passo-a-passo dentro da odontologia, da montagem do consultório, construção de um mindset empreendedor, até a gestão e marketing, prospectando o seu consultório de maneira a obter resultados diferenciados

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